Bien gérer son temps pour ne pas en perdre

Gérer son temps ! Difficile quand on a tendance à remettre à demain ce que l’on pourrait faire aujourd’hui ou quand, en entreprise, on nous fait comprendre que tout est urgent. Quels sont les trucs à partager avec nos clients pour bien gérer son temps et travailler efficacement ?

Planifier

On n’insistera jamais assez sur l’importance de la planification. Sans quoi, une matinée « de travail » peut très vite se traduire par 2 heures passées à traîner sur Internet, mieux vaut planifier ce que l’on a à faire et s’y tenir. Comme généralement, le cerveau est à son top de 10h à midi, planifiez dans cette tranche la plus productive, les tâches les plus difficiles ou celles que vous appréciez le moins. Vous ne finirez peut-être pas un projet en entier pendant ces quelques heures, mais au moins, vous serez en bonne voie. Cela permettra également à votre cerveau de s’habituer à un rythme et d’être prêt à heure fixe. Que vous soyez du matin ou du soir, planifiez votre temps de travail, soyez à l’heure et gardez dans votre planning des plages vides pour gérer les imprévus.

Prioriser les tâches

Faire des listes peut être un excellent moyen de rester organisé.e. Apprenez à découper vos projets en plusieurs phases : qu’est-ce que je dois absolument faire aujourd’hui ? Qu’est-ce qui peut attendre demain ? Qu’est-ce que je peux faire la semaine prochaine ? Il existe des outils pour bien gérer son temps et vous aider dans ce processus. Commencez par prendre 10 à 15 minutes au début de votre journée pour faire la liste de vos priorités. Vous aurez ainsi une idée très claire de ce que vous devrez accomplir le jour même.

Se concentrer

Une fois que vous avez listé et priorisé vos tâches, il faudra vous concentrer pour ne pas « errer » d’une tâche à l’autre. Si vous regardez continuellement vos emails (ou les réseaux sociaux), vous allez vous disperser. Non seulement les distractions vous empêchent d’achever vos tâches mais elles sont également très fortes pour réduire votre créativité et votre productivité. Dans un premier temps, planifiez aussi les moments où vous regarderez vos emails, ceux où vous passerez vos appels et ceux où vous surferez sur le net. Prévoyez 50 minutes de productivité intense avant d’aller vous changer les idées.

Faire une chose après l’autre

Maintenant que vous savez quelles sont vos priorités, faîtes une seule chose à la fois. Vous serez peut-être tenté.e de zapper au gré de l’inspiration mais cela oblige votre cerveau à jongler avec des activités différentes et freine votre productivité. Laissez-vous le temps de la réflexion et concentrez-vous sur une tâche (et une seule) pour trouver les meilleures solutions.

Prendre des notes

Prenez l’habitude de noter (sur votre téléphone ou dans un carnet) toutes les idées qui vous viennent à l’esprit ou celles que vous lisez / voyez pour les exploiter ultérieurement.

Faire des pauses

Le cerveau ne peut pas être attentif non stop : il a besoin de s’oxygéner régulièrement. Toutes les heures, levez-vous, marchez 100 pas et prenez 3 grandes respirations. Faites une pause de 10 minutes au milieu de la matinée et de l’après midi que vous agrémenterez avec une boisson ou une collation (fruits pour les vitamines, fruits secs pour les acides gras). Il est essentiel de s’aérer l’esprit pour mieux reprendre ensuite. A l’heure du repas, faites une vraie pause. Ne mangez pas assis à votre bureau ; savourez plutôt votre déjeuner à table et entre collègues.

Accepter les imprévus

Si vous n’arrivez pas à finir ce que vous aviez prévu de faire dans la journée, le ciel ne vous tombera pas sur la tête. Les imprévus et les projets de dernière minute arrivent et parfois les choses prennent plus de temps que ce que l’on avait imaginé. Faites de votre mieux pour vous organiser selon vos priorités et concentrez-vous sur l’essentiel. Vous pourrez toujours vous attaquer au reste du programme le lendemain.

Prendre du plaisir

Bien gérer son temps c’est aussi planifier des moments pour fêter vos réussites en solo ou en équipe, des moments de détente ou de créativité pour reposer votre cerveau et lui faire secréter des endorphines (les hormones du plaisir).