Co-construire une animation avec un collectif ou une équipe

Co-construire une animation avec ses participants permet de créer plus d’adhésion et de participation dans une équipe ou un collectif. En tant que coach, c’est une méthode privilégiée qu’on aime bien mettre en œuvre pour animer les temps collaboratifs : ateliers de coaching collectifs, réunions, séminaires voire formations.

Mais il n’est pas toujours évident de savoir comment s’y prendre : comment créer de l’adhésion ? Comment structurer une restitution ? Quoi faire pour que les idées ne partent pas dans tous les sens ? Que préparer en amont ? Et que faire après ? Voici quelques astuces pour co-construire une animation.

C’est quoi une réunion collaborative ?

Les réunions sont souvent considérées comme une perte de temps pour les équipes et peuvent être perçues comme des obligations plutôt que des opportunités pour collaborer et résoudre des problèmes ensemble. Il est donc important de comprendre comment rendre les réunions plus efficaces et collaboratives pour tirer le meilleur parti du temps de chacun.

En premier lieu, il faut clarifier l’objectif de la réunion. Avant de planifier une réunion, assurez-vous que l’objectif est clair et partagé par tous les participants. Cela aidera à maintenir la discussion sur la bonne voie et à éviter les dérives sur des sujets qui ne seraient pas prévus à l’ordre du jour.

Comment adopter une posture de facilitateur ?

En définissant les règles du jeu, vous permettrez à chacun de connaître ce qu’on attend de lui. Quel sera le périmètre d’intervention avec quel type de communication ?

En favorisant la participation, vous encouragerez tous les participants à contribuer à la discussion. En posant des questions ouvertes, vous leur permettez de donner leur avis. Pour vous assurer que tout le monde a l’opportunité de s’exprimer, vous utiliserez l’expression écrite individuelle. Sur papier ou sur des Dazibao (feedback sur des panneaux blancs ou paper boards).

En utilisant une méthode de prise de décision consensuelle, vous vous assurerez que tout le monde soit d’accord avec la décision prise. Il existe plusieurs méthodes de prise de décisions : vote à main levée, vote confidentiel, consensus plutôt que d’avoir un vote majoritaire. Cette méthode favorise la collaboration et assure que tout le monde est satisfait de la décision prise.

En faisant preuve d’empathie, vous prendrez en compte les points de vue de chacun. Cela permettra de construire une atmosphère de confiance et de respect mutuel.

Quels sont les outils à utiliser ?

Pour co-construire une animation, il existe une multitude d’outils collaboratifs. Tels que les tableaux blancs virtuels, les Dazibaos, les outils de brainstorming, les outils de sondages … Ces derniers peuvent aider à stimuler la participation et à encourager la collaboration. Assurez-vous que tous les participants ont accès à ces outils et qu’ils savent comment les utiliser.

En conclusion, pour co-construire une animation et encourager une réunion vraiment collaborative :

vous devez vous concentrer sur l’objectif de la réunion,
favoriser la participation,
utiliser des méthodes de prise de décision consensuelles,
faire preuve d’empathie et
utiliser des outils collaboratifs.

En tant que coach en entreprise, vous pouvez aider les managers à adopter une posture de facilitateur pour rendre leurs réunions plus productives et plus collaboratives.

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