Bien organiser sa journée de coach

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Nos journées de travail se limitent à 7 ou 8 heures par jour, alors comment bien organiser sa journée de coach ?

Pour être performant cela débute assurément par une bonne nuit de sommeil (entre 7 et 9h) pour être au meilleur de sa forme et un même temps de travail pour équilibrer sa journée.

7 principes clés pour mieux s’organiser

  1. Se programmer au maximum 5 tâches importantes par jour
  2. Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche
  3. Finir chaque tâche avant de passer à une autre
  4. Programmer seulement 60% de son temps dans son agenda
  5. Hiérarchiser les tâches 
  6. Programmer des pauses et des moments de plaisir
  7. Faire une revue de ses tâches en fin de journée

Planifiez, agissez, évaluez, réagissez

En fonction des tâches qui vous incombent, vous devrez tout d’abord rédiger votre schéma d’organisation générale. Pour ce faire, utilisez le PDCA :
– Plan : prenez le temps de la réflexion pour définir vos objectifs, vos moyens.
– Do : passez à l’action.
– Check : évaluez le résultat obtenu.
– Act : réagissez pour vous donner des objectifs plus ambitieux et entamer un nouveau cycle. 

Posez des jalons

Vous ne parvenez pas à établir la sélection ci-dessus ? Fixez vous un objectif à moyen et long terme. Quels sont les bénéfices et résultats attendus de la journée ? Cela vous aidera à définir l’intérêt et l’ordre des tâches à réaliser et à définir votre plan d’action sur un et un seul support. 

Une seule chose à la fois

“Courir deux lièvres en même temps est le plus sûr moyen de n’en attraper aucun” dit le proverbe. Le cerveau humain n’est pas fait pour gérer plusieurs tâches en même temps. Dans la mesure du possible, faites une chose après l’autre. Sauf si vous avez besoin de prendre du recul sur un travail et qu’entretemps vous souhaitez aborder un autre sujet.

Exploitez la loi de Parkinson

Quoi que l’on fasse, il est impossible d’éviter le risque de l’imprévu. Il faut donc ne pas remplir son planning au maximum et s’organiser des plages de temps libre. Celles-ci seront de toute façon remplies par une urgence, un travail que vous n’aurez pas eu le temps de terminer ou une quelconque cause de retard. Le pire qui puisse arriver, c’est que… vous n’ayez rien à faire. Ce sera alors l’occasion de vous avancer ou de vous accorder une petite pause. 

Hiérarchisez l’urgent de ce qui ne l’est pas

Toute organisation commence par une hiérarchisation : distinguez parmi vos tâches celles qui relèvent de l’urgent et de l’important. Il faudra évidemment trier, éliminer et jeter. Ensuite, donnez un ordre de priorité et oser dire non aux travaux qui n’entrent pas dans vos objectifs. Ne vous laissez pas distraire par les facteurs extérieurs qui peuvent nuire à votre rendement : échanges d’emails trop longs, coups de téléphone intempestifs, réunions inutiles… Et les facteurs psychologiques qui vous sont propres comme la procrastination : ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui, et ne visez pas systématiquement le perfectionnisme inhibant.

Organisez du temps pour soi

On ne soulignera jamais assez l’importance de prendre du temps pour soi… Quand il est malmené, l’organisme devient moins performant. Prendre le temps de s’asseoir pour manger, en s’accordant une vraie pause dans la journée est un investissement rentable à long terme. Moins fatigué.e, moins stressé.e, vous serez plus performant.e. Réservez les tâches qui vous demandent le moins de concentration pour les moments de la journée où votre attention tend à se relâcher. 

Alternez les taches au sein de votre emploi du temps

Une fois que vous avez hiérarchisé vos tâches en fonction de leur urgence, affinez votre répartition en fonction de leur intérêt. Selon vos préférences, commencez par terminer les plus fastidieuses avant les plus intéressantes ou alternez-les tout au long de la journée. Vous ferez le bilan en fin de journée et vous vous accorderez des récompenses une fois achevés les travaux les plus pénibles à vos yeux.

Pour vous aider à organiser agréablement et joliment votre journée, découvrez dans la boutique : “Mon bloc-notes de coach”. 

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